Жидачівський районний суд Львівської області

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Жидачівського районного суду Львівської області

(редакція від 18 квітня 2024 року)

затверджені рішенням зборів суддів Жидачівського районного суду Львівської області № 1 від 22 червня 2020 року, із змінами та доповненнями,

внесеними рішеннями зборів суддів

від 08 грудня 2020 року

від 18 червня 2021 року

від 28 грудня 2021 року

від 22 грудня 2022 року

від 21 червня 2023 року

від 28 серпня 2023 року

від 18 квітня 2024 року

Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу Жидачівського районного суду Львівської області (далі - Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про автоматизовану систему документообігу суду (в редакції, затвердженій рішенням Ради суддів України від 05 червня 2015 року №55), Положення про збори суддів Жидачівського районного суду Львівської області.

Збори суддів відповідного суду мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

Зборами суддів Жидачівського районного суду Львівської області затверджуються ці Засади про наступне.

I. Правове регулювання відносин, пов'язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу Жидачівського районного суду Львівської області, здійснюється цими Засадами відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно- телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних» та інших нормативно- правових актів.

II. Наведені у Засадах терміни вживаються в таких значеннях, які визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

Особливості автоматизованого розподілу справ

III. Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Жидачівському районному суді Львівської області, які забезпечують:

-реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

-об'єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

-визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

-надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

-оприлюднення передбаченої Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу «Судова влада України»;

-виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

-централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

-підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

-видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

-автоматичне надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками; передачу судових справ до електронного архіву.

IV. Для функціонування автоматизованої системи ДСА України здійснює забезпечення та виконання цілей і завдань, які передбачені п.I.,II.,III Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

V. У Жидачівському районному суді Львівської області як місцевому загальному суді використовується комп'ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

VI. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді, здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з ДСА України.

VII. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді:

1.реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

2.розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

2.1.Кримінальні справи, що підлягають розгляду і вирішенню у Жидачівському районному суду Львівської області колегією суддів, визначаються згідно з вимогами Кримінального процесуального кодексу України ;

2.2.Кримінальні справи, розгляд яких відповідно до процесуального закону здійснюється колегією у складі трьох суддів, розглядаються і вирішуються постійно діючими колегіями суддів Жидачівського районного суду Львівської області, які затверджуються рішенням зборів суддів Жидачівського районного суду Львівської області ;

2.3.Персональний склад постійно діючих колегій суддів формується зборами суддів Жидачівського районного суду Львівської області на консенсуальних засадах виходячи з штатної чисельності суддів цього суду ( 3 судді ). (Додаток №1 із змінами, внесеними рішеннями зборів суддів №1 від 18.04.2024 «Постійно діючі колегії суддів з розгляду кримінальних проваджень»).

3.взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

4.фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

5.реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

6.контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду про закінчення цих строків;

7.використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

8.оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

9.індексацію документів та їх контекстний пошук;

10.виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

11.зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

12.відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

13.надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ; підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

14.надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

15.надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

VIII. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об'єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

IX. Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

X. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.

XI. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

XII. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

XIII. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

XIV. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

-у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

-у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

XV. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

XVI. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

XVII. У суді може застосовуватися:

-автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

-пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

-розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

-розгляд одним слідчим суддею клопотань щодо одного кримінального провадження на стадії досудового розслідування (протокол зборів суддів №1 від 22.06.2020);

-повторний автоматизований розподіл судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами Жидачівського районного суду Львівської області.

XVIII.Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

-за два місяці до закінчення повноважень судді;

-за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

-за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів; (протокол зборів суддів №5 від 08.12.2020р.);

-у період відпустки судді;

-за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді;

-за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

-у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

-у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

-в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

XIX. Винятково у разі тривалої відсутності, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи (перебування на лікарняному, закінчення терміну повноважень, переведення в інший суд тощо), невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу відповідно до цих Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (в редакції, затвердженій Рішенням Ради суддів України від 22 липня 2015 року №79).

Особливості повторного автоматизованого розподілу справ

Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді (суддів), що вибули.

У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

Особи, які беруть участь у справі, повідомляються про неможливість проведення судового засідання в порядку, визначеному Положенням (Засадами).

XX. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

-із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

-із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження, здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

XXI. Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

XXII. Реєстрація судових доручень судів України, щодо проведення судового засідання в режимі відеоконференції, шляхом реєстрації вхідного документа, та передачі його відповідальній особі суду, без присвоєння єдиного унікального номеру справи, провадження та проведення розподілу таких справ між суддями. ( протокол зборів суддів №5 від 08.12.2020р.).

XXIIІ. У випадку помилково визначеної спеціалізації спору під час реєстрації позовної заяви (заяви), за умови, що суддею, якому розподілено дану заяву, не вчинено жодних процесуальних дій, то така заява підлягає повторному автоматизованому розподілу між суддями із одночасним внесеннями відповідних виправлень (заміни категорії спору) до автоматизованої системи документообігу суду.

XXIV. У разі задоволення відводу або самовідводу судді чи всього складу суду (якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів). (протокол зборів суддів №1 від 22.06.2020р.).

XXV. Не підлягають автоматизованому розподілу та передаються судді, який був попередньо визначений автоматизованою системою документообігу, справи про:

-скасування заходів забезпечення позову;

-розгляд заяв про забезпечення доказів;

-повернення судового збору;

-роз'яснення судового рішення;

-виправлення описки;

-винесення додаткового рішення;

-запити (клопотання) про міжнародну правову допомогу у кримінальному провадженні;

-усі клопотання органу досудового розслідування до слідчого судді у кримінальному провадженні;

-кримінальні провадження, по яких обвинувальний акт повернуто прокурору для усунення недоліків;

-кримінальні провадження щодо особи відносно якої в суді вже перебуває інше кримінальне провадження для розгляду питання про об’єднання (спільного розгляду). А в разі відсутності судді (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, тощо) розподіляти таке кримінальне провадження шляхом первісного розподілу справ; (протокол зборів суддів №2 від 18.06.2021р.).

-подання, заяви, звернення в порядку виконання рішень в справах про адміністративні правопорушення;

-протоколи про адміністративне правопорушення при їх повторному скеруванні в суд після доопрацювання відповідно до постанови судді; (протокол зборів суддів №5 від 08.12.2020р.).

-протоколи про адміністративне правопорушення відносно однієї і тієї ж особи, що одночасно надійшли до суду, з метою дотримання вимог ч.2 ст.36 КУпАП. (протокол зборів суддів №5 від 08.12.2020р.).

-матеріали позовних заяв (в порядку адміністративного та цивільного судочинства), які визнані ухвалою судді неподаними та повернуті позивачу (заявнику) через не усунення недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позову без руху, які подані повторно;

-матеріали позовних заяв (в порядку адміністративного судочинства), які залишені без розгляду з причин пропуску строків звернення до суду, які подані повторно;

-матеріали позовних заяв (подані в порядку адміністративного та цивільного судочинства), які залишені без розгляду у зв'язку з повторним неприбуттям позивача в судове засідання, які подані повторно;

-матеріали позовних заяв в порядку адміністративного судочинства, які залишені без розгляду у зв'язку з клопотанням позивача про відкликання позовної заяви, які подані повторно;

-матеріали позовних заяв в порядку цивільного судочинства, які залишені без розгляду у зв'язку з клопотанням позивача про залишення позову без розгляду, які надійшли повторно.

XXV. На період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), збори суддів відповідного суду визначають особливості розподілу клопотань про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою за відсутності головуючого-судді іншим суддею зі складу колегії, якщо справа розглядається колегіально. (протокол зборів суддів №5 від 28.12.2021р.).

ХХVI.Зборами суддів визначено питання розподілу судових справ в порядку виконання про застосування покарання за наявності кількох вироків, наступним чином:

1)у випадку вирішення питання про застосування покарання за наявності кількох вироків, які не ухвалювалися суддями суду здійснювати автоматизований розподіл між суддями на загальних підставах;

2)у випадку вирішення питання про застосування покарання за наявності кількох вироків суддів Жидачівського районного суду які на момент реєстрації справи є повноважними здійснювати розподіл справи модулем автоматизованого розподілу, шляхом передачі судової справи раніше визначеному судді, чий вирок є крайнім;

3)у випадку вирішення питання про застосування покарання за наявності кількох вироків в тому числі суддів Жидачівського районного суду які на момент реєстрації справи є повноважними та суддів інших судів, здійснювати розподіл справи модулем автоматизованого розподілу, шляхом передачі судової справи раніше визначеному судді Жидачівського районного суду, чий вирок підлягає розгляду. (протокол зборів суддів №5 від 22.12.2022р.).

XXVII. Збори суддів визначають особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках виконання іншої роботи, не пов'язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України), у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів), у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п'ять робочих днів та, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні.

XXVIII. Зборами суддів обираються судді, які виконують обов'язки слідчого судді. ( протокол зборів суддів №2 від 21.06.2023р.).

Розгляд кримінальних проваджень щодо неповнолітніх

XXIX. Кримінальні провадження відносно обвинувачення неповнолітніх осіб розподіляються автоматизованою системою між суддями, котрі визначені зборами суддів Жидачівського районного суду Львівської області для розгляду таких справ (протокол зборів суддів №2 від 21.06.2023р.).

ХХХ. Кримінальні провадження в яких неповнолітніми є потерпілі особи розподіляються автоматизованою системою між суддями, котрі визначені зборами суддів Жидачівського районного суду Львівської області для розгляду таких справ (протокол зборів суддів №3 від 28.08.2023р.).

XXXI. Визначення присяжних відбувається відповідно до вимог п.п. 2.5, 2.6 Положення про автоматизовану систему документообігу суду (в редакції, затвердженій Рішенням Ради суддів України від 22 липня 2015 року №79).

Розподіл судових справ між суддями у разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи

XXXII. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

XXXІII. Графік чергування суддів та працівників апарату суду в неробочі та святкові дні (ст.73 КЗпП України) та в період загальнодержавних та місцевих виборів - затверджується наказом голови суду, що є підставою для внесення робочих днів в табелі обліку виходу на роботу в АСДС Д-3 керівником апарату суду чи заступником керівника апарату.

Перехідні положення

XXXIV. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються Рішенням зборів суддів Жидачівського районного суду Львівської області та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

XXXV. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Додаток №1

(із змінами, внесеними рішеннями зборів суддів №1 від 18.04.2024)

Постійно діючі колегії суддів з розгляду кримінальних проваджень

колегія суддів №1

головуючий суддя (суддя - доповідач) Равлінко Р.Г.

суддя Павлів А.І.

суддя Сливка С.І.

колегія суддів №2

головуючий суддя (суддя - доповідач) Павлів А.І.

суддя Равлінко Р.Г.

суддя Сливка С.І.

колегія суддів №3

головуючий - суддя ( суддя - доповідач) Сливка С.І.

суддя Равлінко Р.Г.

суддя Павлів А.І.

Засади використання АСДС